„Когато едно нещо работи, то не трябва да се пипа“ – това е основен инженерен принцип. При управлението на фирми, обаче, това не е съвсем така. Когато разполагаме с данни от изминали периоди, било то финансови или пък обемни показатели за производство, продажби и пласмент, трябва да създадем система за отчитане и анализи.

Това би помогнало при вземането на правилни решения в процеса на работа. Самите анализи ще подобрят и времето за което се взема дадено решение. В този ред на мисли трябва да кажем, че отчетите не са просто приумица на мениджърите, с която да уплътнят работното време на своите служители, а са част от цялата финансова и продажбена политика на фирмата.

Какви видове отчети е добре да имате?

- финансов отчет;

- отчет на продажбите;

- маркетингов отчет;

- отчет на пазара;

- отчет за пазара на труда;

С какво може да Ви помогне всеки един от тях?

- финансовият отчет – това е най-важният отчет за Вашата фирма. Той Ви дава ясна представа за това какво е състоянието й. Дава Ви информация „на длан“, къде могат да се съкратят разходи или как можете да постигнете повече продажби, чрез най-малко усилия;

- отчет на продажбите – следващият по важност отчет. Чрез него ще получите представа за това кое продажбено звено на фирмата Ви е най-добре работещо и постига по-високи резултати. Не рядко този отчет дава и ясна представа за маркетинговите канали, които работят най-добре;

- маркетингов отчет – дава важна информация за това какво е вложено в реклама и маркетингови кампании, както и реалните резултати, които тези техники са постигнали;

- отчет на пазара – добре е да следите както цялостното състояние на пазара на който функционирате, така и в частност нишата, на която Вашата фирма развива своята дейност;

- отчет за пазара на труда – добре е да „натоварите“ някой от служителите си да следи и пазара на труда, защото в кризисни периоди, можете чрез сравнително малки инвестиции за работни заплати да привлечете качествени служители, които идват с ноу-хау и изградени работни навици, които могат да Ви помогнат.

На колко време е добре да се правят отчети?

Определено някои мениджъри прекаляват и изискват отчети от служителите си или прекалено рядко или прекалено често. Всеки един от посочените по-горе отчети е с различно време на подготвяне поради специфичните му качества и нуждите на компанията.  Желателно е:

- финансовият отчет да е на тримесечие;

- отчета на продажбите да е месечен;

- маркетинговият отчет трябва да е на не повече от 6 месеца, но най-добре самият маркетингов екип да заложи време на отчитане в стратегията;

- отчета на пазара – 3 месеца;

- отчета на пазара на труда – 6 месеца.

При разглеждането на тези отчети и анализи е добре да бъде сформиран екип от най-добите и висококвалифицирани служители на фирмата. Те могат да дадат трезви и правилни преценки, защото те са в сърцевината, в работния механизъм на фирмата.

А какви отчети се подготвят във Вашата фирма?